ETS E BILANCI PROVVISORI

Stiamo avvicinandoci al Natale ma prima di pensare ai regali da mettere sotto l’albero è importante per ogni organizzazione anche piccola e di soli volontari, raccogliere i dati dell’anno, prevedendone la chiusura e stabilire gli obiettivi e piani del 2025.

Fare un bilancio provvisorio a fine anno per una ONP e quindi anche per un Ente del Terzo Settore (ETS) è importante e non va sottovalutato per diverse ragioni:

• Verifica e Condivisione: Permette di verificare l’andamento economico e gestionale dell’organizzazione anche di volontariato durante l’anno, condividendo i risultati con tutti, dal Board o Consiglio Direttivo ai volontari, compresi gli eventuali dipendenti, manager e collaboratori stabili. 
• Pianificazione: Aiuta a pianificare gli obiettivi futuri a breve e medio termine, consentendo di apportare eventuali modifiche necessarie per raggiungere tali obiettivi. Questo aiuta ad avere anche una strategia senza la quale è impossibile darsi obiettivi per il futuro.
• Trasparenza: Migliora la trasparenza contabile e non solo, fondamentale per mantenere la fiducia dei soci, dei volontari, dei donatori, delle istituzioni, etc. Permette di dare concretezza all Accountability, richiedendo capacità di raccolta, analisi e gestione dei dati.
• Preparazione al Bilancio Definitivo: Facilita la preparazione del bilancio definitivo, riducendo il rischio di errori e omissioni.

Serve sottolineare che prima di costruire il bilancio provvisorio, sarebbe una sana abitudine organizzativa, quella di ascoltare e condividere con tutti gli stakeholders l’anno ed i risultati.

Questo coinvolgimento costruisce la compartecipazione e attiva tutte le energie sane dell’organizzazione. E’ la cartina di tornasole di una sana vita associativa proiettata a crescere e far sempre meglio. 

Le modalità per coinvolgere gli stakeholders sono diverse perché diverse sono le organizzazioni. Ognuna non deve essere gestita a caso e superficialmente. Altrimenti si fa un grave danno. Il danno si fa sia che non si coinvolga che si coinvolge male.

Per creare un bilancio provvisorio a fine anno serve procedere secondo un percorso che richiede di:

• Raccogliere i dati finanziari: Assicurati di avere tutte le informazioni relative alle entrate e alle uscite dell’anno in corso. Questo include donazioni, contributi, spese operative, stipendi, e altre spese amministrative.
• Raccogliere gli altri dati relativi alla sostenibilità e all’impatto. Essenziali per verificare gli obiettivi strategici e potersi dare quelli per l’anno successivo e seguenti.
• Organizzare le informazioni: Utilizza piattaforme software di contabilità che rispettino le indicazioni normative per il terzo settore e di gestione dati tra cui CRM o che implementino le diverse esigenze. Per le organizzazioni piccole potrebbe bastare l’uso di software con fogli di calcolo o altri anche gratuiti su cui poter effettuare operazioni di raccolta, elaborazione come delle query o tabelle pivot.
• Calcolare i saldi provvisori: per avere il quadro sintetico di come si sta chiudendo l’anno.
• Analizzare le variazioni: Confrontare il bilancio provvisorio con il bilancio dell’anno precedente per identificare eventuali variazioni significative. Così si valutano le tendenze e si ha una guida per pianificare il futuro.
• Preparare una relazione: che riepiloghi i risultati del bilancio provvisorio. deve includere una sintesi finanziaria e degli altri KPI o indicatori di missione con i vari saldi provvisori e un’analisi delle variazioni rispetto all’anno precedente.
• Presentare il bilancio: infine si deve condividere possibilmente con tutti gli stakeholders dopo averlo condiviso e approvato con tutto il consiglio direttivo.

E poì si scartano i regali……sperando siano solo doni di pace, salvezza e speranza per chi è più fragile e sta soffrendo.

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